Sprechstundenbedarf (SSB)

Abrechnung Sprechstundenbedarf (SSB)

Jede kassenärztliche Vereinigung hat hinsichtlich des Geltungsbereichs sowie der Zulässigkeit der verordnungsfähigen Mittel im Sprechstundenbedarf (SSB) eine Sprechstundenbedarfs-Vereinbarung mit den Krankenkassen getroffen. Danach gelten als Sprechstundenbedarf (SSB) Arzneimittel, Verbandmittel, Materialien, Gegenstände und Stoffe, die ihrer Art nach bei mehr als einem Versicherten oder bei Notfällen Verwendung finden.

Als zuverlässiger Outsourcing-Partner im Gesundheitswesen haben wir über 15 Jahre praktische Erfahrung in der KV-spezifischen Abwicklung des Sprechstundenbedarfs (SSB) für Krankenkassen. Wir prüfen die Abrechnungen von Sprechstundenbedarfsverordnungen kompetent nach geltenden Kostenumlageregularien und wickeln den Sprechstundenbedarf (SSB) in allen einzelnen Phasen ab. Dazu gehören die Prüfung der Arzneiverordnungsblätter und Abrechnungsdaten, die Prüfung von Rechnungen, die Aufbereitung der Rechnungsinformationen und die Abwicklung von Überweisungen sowie Abschlagsverfahren im elektronischen Zahlungsverkehr zu unseren Leistungen.

Ein besonderes Augenmerk legen wir vor allem darauf, Sie als Kunde im Rahmen der Dienstleistung maximal zu entlasten und Ihre internen Ressourcen zu schonen. Dabei gestalten wir die gesamte Abwicklung für Sie so transparent, dass so wenig Abstimmungsbedarf wie nötig auftritt.

Unsere Leistungen:

  • Annahme aller Rechnungen, Arzneiverordnungsblätter und Abrechnungsdaten, analog und digital
  • Fachliche Prüfung und Wirtschaftlichkeitsprüfung im Einzelfall nach abgestimmtem Prüfkonzept
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs über wählbare Varianten, Durchführung von Abschlagsverfahren, Kostenumlagen und Quartalsabrechnungen
  • Vertragsmanagement zur Bindung von Lieferanten nach abgestimmter Vereinbarung
  • Eigenständiges geltend machen von Beanstandungen, Bearbeitung von Widersprüchen und fachlichen Anfragen
  • Bereitstellung Ihrer aktuellen Daten in einem onlinebasierten Portal
  • Auswertungen und Statistiken in abgestimmtem Umfang
  • Fachliche Unterstützung in verschiedenen Arbeitsgruppen, Gremien und bei der Weiterentwicklung von Vereinbarungen

Ihre Vorteile:

  • mehr Flexibilität durch Outsourcing- und Outtasking-Varianten
  • fachliche Unterstützung durch unsere Experten in allen Phasen des Prozesses
  • jederzeit Kontrolle über Zahlungsaktivitäten und finanziellen Status
  • transparenter Einblick in vertragliche Regelungen und gebundene Partner
  • kompetente Entlastung ihrer Mitarbeiter beim Dialog mit Abrechnern
  • zertifizierte Qualitäts- und Sicherheitsstandards im gesamten Prüfprozess

Datenannahme

Ihre Abrechnungsdaten, Arzneiverordnungsblätter und Rechnungen nehmen wir monatlich von Apothekenrechenzentren, sonstigen Lieferanten und deren Abrechnungszentren an. Zusätzlich bieten wir die Annahme von Arzneiverordnungsblättern und Rechnungen von Leistungserbringern an, welche nicht am Abrechnungsverfahren nach § 300 SGB V teilnehmen. Bei diesen Sachverhalten erstellen wir die Abrechnungsdatensätze gemäß § 300 SGB V und nehmen die Kürzung des Abrechnungsbetrags gemäß § 303 Abs. 2 SGB V bei Rechnungsbezahlung vor.

Nach dem Eingang überprüfen wir zuerst die Daten auf Konformität zu den bestehenden Verträgen. Eingangsbestätigungen – im Fehlerfall Fehlermeldungen – werden an den Einsender versendet und Fehler geklärt. Anschließend werden die eingegangenen Dokumente digitalisiert, klassifiziert und OCR-gestützt erfasst. Dabei werden bei der Digitalisierung von Verordnungsblättern die Vorgaben der Technischen Anlagen eingehalten.

Zahlungsverkehr

Im Gesamtprozess ist sichergestellt, dass die gesetzlichen und vertraglichen Regelungen der Rechnungslegung (Zuständigkeit, Abrechnungs- und Skontofristen) vollständig eingehalten werden. Zudem werden sämtliche Vorgänge akribisch protokolliert.

Mit dem Online-Tool CASH erhalten Sie permanent Einblick in den Status der Zahlung von der Erfassung, Bearbeitung bis zur Zahlungsanweisung und allen Schritten der Qualitätssicherung. Nach Ihren Vorgaben richten wir beispielsweise ein Treuhandkonto ein. Abschlagszahlungen werden für Sie monatlich verwaltet und im Rahmen von Quartalsabrechnungen mit den Prüfergebnissen verrechnet.

Bei den Zahlungen werden die Vorgaben der jeweiligen Sprechstundenbedarfsvereinbarung, der jeweils geltenden Lieferverträge, sonstiger Vereinbarungen und weiterer KV-spezifischen Regelungen eingehalten. Für an der Umlage beteiligte Kostenträger nehmen wir die Quartalsabrechnung vor.

Datenprüfung

Wir prüfen Ihre Abrechnungsdaten nach einem fachlichen Prüfkatalog sowie im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsprüfung im Einzelfall. Dabei wird der individuell mit Ihnen abgestimmte Prüfkatalog verwendet. Die einzelnen Prüfphasen unterliegen unter anderem Änderungen von gesetzlichen Regelungen, zeitlichen Verschiebungen oder einem nicht eindeutig vorhersehbaren Mengengerüst bei den einzelnen Faktoren. Wir berücksichtigen diese Einflüsse bei der Durchführung der Prüfung und die jeweils aktuellen Vorgaben im KV-Bereich ebenso wie individuelle Besonderheiten und regionale Bestimmungen.

Die Prüfungen erfolgen immer unter Beachtung der aktuellen Arzneimittelrichtlinien, der Prüfvereinbarung nach §§ 106 Abs. 1 Satz 2 und 106b SGB V und der geltenden Sprechstundenbedarfsvereinbarung. Sie entscheiden, welche Prozesse von uns in welchem Umfang übernommen werden – komplettes Outsourcing des gesamten Prüfgeschehens oder Outtasking von einzelnen Teilprozessen -.

Datenbereitstellung

Ihre autorisierten Mitarbeiter erhalten über das Online-Tool VIEW direkten Zugriff auf die Verordnungsdatensätze und Images. Dadurch können Sie zum Beispiel auf Verordner-, Leistungserbringer- und Artikelebene recherchieren. Somit haben Sie den aktuellen Prüfstatus und alle Prüfergebnisse immer im Blick. Darüber hinaus werden spezifische Datenlieferungen mit Ihnen nach Umfang, Intervall und Format abgestimmt.

Widerspruchsbearbeitung

Wir sehen uns als zentraler Ansprechpartner für Fragen rund um die Widerspruchsbearbeitung und das Regressverfahren. Dazu übernimmt unser pharmazeutisches Personal zunächst die fachliche Bewertung und danach eigenständig den Schriftwechsel mit den Abrechnungszentren und Leistungserbringern nach den Vorgaben des § 300 SGB V sowie der entsprechenden Einzelvereinbarungen. Der Prozess umfasst neben Widersprüchen auch Anfragen, Klärfälle, Nachforderungen, Kürzungen, Mahnungen und Einsprüche.

Durch unsere gewissenhafte Dokumentation bieten wir Ihnen die bestmögliche Transparenz im Gesamtprozess des Regressverfahrens von der Antragsstellung bis zur Realisierung der Regresse. Wir bearbeiten und verwalten für Sie Fälle, Schadenssummen, Verordnungen, Dokumente und Entscheidungen effizient.

Auch an dieser Stelle entscheiden Sie, ob Sie die gesamte Widerspruchsbehandlung selbst mit den eigenen Ressourcen übernehmen. Damit bieten wir Ihnen maximale Flexibilität im Prozess.

Datenarchivierung

Alle Rechnungen, Verordnungsblätter, sonstige Belege und die dazugehörigen Daten archivieren wir gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den mit Ihnen vereinbarten Verträgen. Dazu besitzen wir eigene Archive und Lager. Auf Ihre Anforderung stellen wir Originalbelege, z. B. Verordnungsblätter für Sie bereit und versenden diese datenschutzkonform.

Datenvernichtung

Mit der Vernichtung beauftragen wir nach DIN 66399 zertifizierte Auftragsdatenverarbeiter. Diese werden von uns regelmäßig überprüft.

Die Datensätze werden nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht. Sie als Auftraggeber erteilen uns dazu eine Freigabe. Das Löschen der Daten dokumentieren wir mit einem entsprechenden Protokoll.

Fachliche Unterstützung

Unser Wissen und unsere Erfahrung beim Sprechstundenbedarf teilen wir überdies gern mit Ihnen. Somit profitieren Sie in allen Teilen der Abrechnungsprüfung von unserem erfahrenen Apothekerteam sowie unserem pharmazeutischen und medizinischen Fachpersonal.

Zur Anpassung des Prüfkatalogs, zur Weiterentwicklung von Prüfverfahren und Vereinbarungen genauso wie zur Unterstützung in Arbeitsgruppen, Ausschüssen und Gremien stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Außerdem unterstützen wir Ihre Verhandlungen mit Gremien und Verbänden, Kammern, aber auch Kassenärztlichen Vereinigungen regelmäßig mit fachlichen Dokumentationen, speziellen Auswertungen und bewerten im Vorfeld Sachverhalte aus Sicht des Kostenträgers.

Damit gewährleisten wir, dass Interpretationen zur Auslegung von Regelungen, von Prüfergebnissen und zur wirtschaftlichen Bewertung auf einer transparenten Faktenbasis bewertet werden können.